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Un proceso es una serie de pasos definidos/requeridos para transformar una entrada en una salida (objetivo). 

Las entradas de un proceso pueden incluir: 

• Materias primas: materiales o recursos necesarios para producir los productos o servicios del proceso. Por ejemplo, en un proceso de fabricación, las materias primas pueden ser metales, plásticos, tela, entre otros.
  
• Información: en muchos procesos, se requiere información para tomar decisiones y realizar actividades. Esto puede incluir especificaciones, informes, documentos, datos de clientes, informes financieros, entre otros.
• Partes: Cuando es un proceso intermedio, ya no recibe partes para procesar, sino material en proceso, que también pueden ser información. 

Las salidas son el entregable de cada proceso, si es el proceso productivo el entregable será el producto terminado, si es un proceso comercial el entregable puede ser el cierre de la venta, si es el área de finanzas uno de sus entregables e la factura y otro el recaudo, y así sucesivamente. 

¿Por qué son necesarios los procesos?

Siempre que se quiere lograr un objetivo se deben pensar cuáles qué insumos requiero, cuáles son los pasos que debo realizar para lograrlo y ejecutarlos. No tener definido un proceso implica que cada vez que alguien vaya a producir el mismo entregable le va a tomar mucho más tiempo porque tendrá que de nuevo pensar qué insumos necesita y cuáles son los pasos, incluso siendo la misma persona, es como inventarse la rueda una y otra vez. Además del tiempo que debo invertir pensando qué hacer, la variabilidad de la calidad del entregable se pondrá en riesgo resultado de la improvisación constante. 

Por lo anterior tener procesos bien diseñados en la organización permite tener:

• Eficacia: los procesos permiten realizar las tareas de manera más eficaz, ya que proporcionan una estructura y un enfoque sistemático para llevar a cabo las actividades.
• Calidad: los procesos bien diseñados aseguran que las actividades se realicen de manera consistente y uniforme, lo que puede mejorar la calidad del producto o servicio.
• Reducción de errores: los procesos bien definidos incluyen controles y procedimientos que pueden ayudar a reducir la incidencia de errores y reducir el riesgo empresarial.
• Mejora continua: los procesos permiten la medición y la evaluación de los resultados, lo que puede llevar a mejoras continuas en el proceso y en el rendimiento general de la empresa.
• Responsabilidad y rendición de cuentas: los procesos bien definidos incluyen roles y responsabilidades claramente definidos, lo que ayuda a asegurar que las personas sean responsables y rindan cuentas por sus acciones.
• Comunicación y colaboración: los procesos pueden mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo al establecer expectativas claras y mejorar la comprensión de cómo se relacionan las diferentes actividades.
• Seguridad: los procesos bien diseñados pueden incluir medidas de seguridad para proteger a los empleados, los clientes y los activos de la empresa.

¿Cómo diseñar un proceso?

Para diseñar un proceso se deben seguir los siguientes pasos:

1. Definir el objetivo del proceso: el primer paso para construir un proceso es definir el objetivo o meta del proceso. ¿Qué es lo que se quiere lograr con el proceso? Esto puede ayudar a establecer los límites del proceso y a determinar las entradas y salidas necesarias.
2. Establecer los límites del proceso (entradas y salidas): para construir un proceso efectivo, es importante establecer los límites del proceso. Esto significa identificar el inicio y el final del proceso, así como cualquier restricción o requisito que pueda influir en el proceso.
3. Identificar las actividades necesarias: una vez que se ha establecido el objetivo del proceso, el siguiente paso es identificar las actividades necesarias para lograr ese objetivo. Esto puede involucrar la identificación de los pasos requeridos para llevar a cabo el proceso y los recursos necesarios para realizar cada actividad.
4. Definir los roles y responsabilidades: en la mayoría de los procesos, hay varias personas involucradas en la realización de actividades específicas. Es importante definir claramente los roles y responsabilidades de cada persona involucrada en el proceso.
5. Establecer métricas de desempeño: para evaluar la efectividad del proceso, es importante establecer métricas de desempeño. Esto puede incluir la medición de la confiabilidad,  calidad, tiempo de ciclo, los costos, entre otros indicadores de rendimiento.
6. Monitorear y mejorar continuamente el proceso: una vez que se ha establecido el proceso, es importante monitorear continuamente su desempeño para identificar oportunidades de mejora. Esto puede involucrar la recolección y el análisis de datos para identificar problemas y oportunidades de mejora.

Los procesos son fundamentales para cualquier empresa u organización que busque ser eficaz, productiva y ofrecer un producto o servicio de calidad.  Son fundamentales para simplificar tareas complejas y hacerlas más manejables para los miembros del equipo. Al comprender la importancia de los procesos y cómo diseñarlos, las empresas pueden maximizar su éxito y prosperidad en el competitivo mundo empresarial actual.